株主総会の招集手続き
〇株主総会とは
テレビや新聞でも6月の時期は、株主総会の話題を
よく耳にしますね。
決算期から2~3ヵ月以内に株主総会を開催することを
定款で決めることが多く、決算期が3月の会社が多いからです。
株主総会も招集する理由により2種類あります。
毎年の決算期から2~3ヵ月以内に行う「定時株主総会」
及び、それ以外に何か重要事項を決議する必要がある場合に、
いつでも開催できる「臨時株主総会」です。
株主総会で行うこととしては、会計報告・決算承認や
重要事項(合併・解散等)の決議・取締役等役員の改選等を行います。
「会社は株主のものである」という言葉を覚えている
人も多いと思います。様々な観点からみて、
正しいかは別にして、法律的にみるとそのとおりです。
ならば、会社の所有者である株主が、会社の重要事項を
決定することは、自然なことかと思います。
基本的には、重要事項は株主総会で決議し、
日常業務は経営のプロである取締役が判断、
決定しますが、株主(出資者)及び取締役が
同一人物であれば、基本的に全てのことを、
株主総会で決定できます。
〇 株主総会を開催するための招集手続き
株主総会を開催するには、株主に対して開催する旨を
伝える必要があります。これを招集手続きといいます。
大きな有名企業の株主の方はご存じかと思います。
事前に株主総会の案内が送られてきて、
株主総会の議案や、それに対して回答し、
返送するハガキが同封されていますね。
では、家族経営や1人で経営しているような会社が
大企業と同じように、株主へ招集手続きをしないと
いけないでしょうか?
株主が1人の場合・家族しかいない場合に、
招集手続きをすることを要求していたら、
機動的な経営ができません。
そこで、簡素な手続きで株主総会は開催できます。
召集時期は、原則として、株主総会開催日の2週間前までに
する必要がありますが、非公開会社(株式に譲渡制限を
つけている会社)は1週間前まででOKです。
取締役会という機関を、設置していない会社であれば、
定款で定めることにより、さらに期間を短縮できます。
招集する手段も郵便に限らず、メール・電話・口頭で
行うことも可能ですし、そもそも議案自体を伝える必要も
ありません。
招集手続きに不備等があり、会社の株主全員が株主総会の
開催に同意して出席した場合でも、株主総会は有効に成立します。
招集手続きが必要なのは、株主に出席する機会を与え、
議案に対し判断してもらうためです。
そうであるなら、株主全員が出席し議案の決議が
できるならば、株主総会を無効にする必要はないからです。
〇 株主総会の開催場所
株主総会の開催場所は、会社の本店等でなくても構いません。
開催場所には、特に法律上の制限はありません。
株主が物理的、地理的に行くことができない場所でなければ、
自由に開催場所を決めることができます。
家族のみが株主であれば、家族旅行で行く温泉宿でも
構わないということです。
司法書士・行政書士西本清隆事務所
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